檔案的壽命與數(shù)字化檔案庫房的環(huán)境密切相關，普通的檔案庫房無法保證長期安權可靠的存儲環(huán)境，一旦某一方面發(fā)生問題，都會給工作帶來影響；在客觀上對檔案工作、檔案部門和檔案人員在管理中的作用、地位和形象都會造成消極的影響，建立案檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)已成為廣大檔案管理者和檔案工作者的共同愿望和要求。
智能檔案室管理系統(tǒng)具有-節(jié)能運行功能：智能檔案室管理系統(tǒng)具備與智能型檔案密集架聯(lián)動運行功能，系統(tǒng)設備可根據(jù)智能型檔案密集架的打開時間協(xié)調(diào)恒溫恒濕消毒凈化運行，確保檔案恒溫恒濕消毒凈化工作的徹底，實現(xiàn)設備在工作時間短的條件下達到效果理想效果，節(jié)約設備能耗和運行成本。智能檔案密集架啟用漫反射自動開架功能后，站在漫反射傳感器前5秒，架體將自動打開，當管理人員需打開某一列架體時只要人走到該列架體前，傳感器會自動判斷并自動打開該架體。
檔案庫房智能管理系統(tǒng)--全天候視頻監(jiān)控功能。檔案庫房視頻監(jiān)控控制功能為檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)確保檔案庫房安權的重要子功能。視頻監(jiān)控功能根據(jù)建筑布局和防護目標以及環(huán)境條件，建立多層防衛(wèi)體系。本系統(tǒng)軟件支持網(wǎng)絡遠程傳輸，可以通過互聯(lián)網(wǎng)(根據(jù)網(wǎng)絡帶寬)進行實時視頻監(jiān)控或者控制。采用性能穩(wěn)定的技術和設備，構建一個具有完整性、安權性、可靠性、可擴展性和兼容性的視頻監(jiān)控系統(tǒng)。具備24小時實時預覽、錄像、查詢、檢索、網(wǎng)絡傳送等功能，對異常情況可進行報警、處理與記錄。系統(tǒng)在庫房走廊、門等位置安裝視頻監(jiān)控器;在人異常法出入庫房時，視頻監(jiān)控器自動錄像、自動儲存。
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